aTurnos ha diseñado una funcionalidad que le permite editar y configurar las tareas/colas según diferentes criterios.
Para empresas que necesitan una gestión más sencilla, las colas se mantienen abiertas y la generación de tareas/citas es constante, es lo que hemos definido como versión mínima. El flujo es el que se detalla a continuación:
1. Define a tus trabajadores los roles o habilidades que le van a permitir atender determinadas tareas. El sistema tendrá en cuenta esas habilidades para la asignación de tareas. Las habilidades se determinan valorándolas de 1 a 5 estrellas, si el trabajador está por debajo de 3 estrellas no será elegible para hacer esa tarea.
2. El sistema asigna las tareas a los trabajadores atendiendo a la planificación real de los trabajadores, el número de tareas están ajustadas en tiempo y planificación real. Para cada cola se definen unos datos personalizados como la media de atención, el flujo de cada tarea, los estados de las mismas, las notificaciones o SMS de confirmación, etc. La asignación de tareas se basa en el cuadrante real de personal disponible como detalla la siguiente imagen.
3. Ahora tenemos a nuestros compañeros al mando del sistema. En su visualización solicitan nuevas tareas, comprobar los retrasos en cada una de ellas, avisar que el cliente está en tienda o revisar la carga de trabajo actual y prevista. La función de asignación e inicio de nuevas tareas está diseñada para que el trabajador solo tenga que “darle” al “Siguiente” para comenzar a ejecutar la tarea asignada o en momentos determinados priorizar bajo criterios que puede ser definidos por el responsable de equipo.
4. aTurnos genera una gran cantidad de datos que nos ayudan a entender nuestra realización con los clientes. Se muestra información como tareas totales, tiempo total de atención a clientes, esperas medias, atenciones medias, etc. por equipo o cola (tareas a asignar).
5. Todos estos datos nos ayudan a planificar mejor, optimizar recursos y conocer los momentos en los que necesitamos más personal para cubrir la demanda. La demanda generada por las tareas se conecta con el Módulo de Asistente de Operaciones que nos ayuda a detectar necesidades y buscar a los mejores perfiles de trabajadores. El siguiente gráfico muestro por cada 15 min el número de citas solicitadas y el número de citas empezadas.
